Estoy enamorado de un elefante (y un cuaderno)

No es lo que parece. No, si estás pensando en lo que parece que parece. No sé si lo arreglo diciendo que es una elefanta , pero lo cierto es que no sé si es elefante o elefanta (vamos a peor).

El caso es que, después de tantos años, he encontrado mi forma de ordenar notas y tareas. Y subrayo mi, no porque sea mía, es decir, que la haya inventado yo, sino que es la que a servidor le está valiendo.

Un Cuaderno para gobernarlos a todos

Hasta hace relativamente poco, cuando tenía que tomar notas de algo (una reunión, una idea, algún recado personal) lo hacía en cuadernos o en post-its. Tuve temporadas de un proyecto, un cuaderno o, si no, de un cuaderno para gobernarlos a todos. Es decir, cada vez que empezaba a trabajar en un proyecto, empezaba un cuaderno. O, al revés,  para seguir las tareas, problemas y recordatorios varios:

Un Cuaderno para gobernarlos a todos. Un Cuaderno para encontrarlos,

un Cuaderno para atraerlos a todos y atarlos en las tinieblas

Parafraseando a El Señor de los Anillos, claro.

El Anillo, por Xander
El Anillo, por Xander

En mi caso particular, como estoy trabajando en muchos proyectos a la vez, la opción de cuaderno por proyecto jamás funcionó ni medio bien. El Cuaderno sí, pero no conseguía ser constante (ergo no).

Todo cambió a finales de agosto, cuando me regalaron por mi cumpleaños unas agendas Moleskine. Ahora dedico una a cosas de trabajo, y otra para ideas del blog (tengo una tercera, para cuando se termine alguna de las anteriores). Respecto a la primera,  no hay reunión (interna o con clientes) a la que no la lleve. Ahí tengo todo. La segunda la tengo siempre a mano, por lo que se me pueda ocurrir.

¿Por qué ahora me está funcionando y antes no? Creo que por dos motivos: el primero, por el valor emocional que tiene el hecho de que sean un regalo, y el aprecio que tengo a quien me lo regaló. Segundo, por el acabado, por la calidad de los mismos. No es lo mismo tomar notas en un cuaderno normal y corriente de anillas, que en un Moleskine (pon la marca que quieras, me da igual).

Insisto en que esto es en mi caso particular. Por ejemplo, precisamente por la calidad uno podría perfectamente argumentar que mejor usarlos para cosas importantes y personales, como un diario. Y sería totalmente entendible. Pero no ha sido mi caso.

Huelga decir que hay que tomar nota de todo. Las cosas se olvidan. Si tienes las cosas por escrito, y de manera ordenada, menos estrés tendrás. Esto libera a tu mente de preocuparse de si se te olvida algo, disminuyendo así tu nivel de estrés.

¿Y el elefante?

Ya se me olvidaba 😉

Para lo único que usar un cuaderno no me está siendo práctico es el llevar la lista de artículos, entradas de blogs, noticias, etc que quiero leer (y que en ese momento no puedo). Copiar a manopla una dirección web es cuando menos tedioso.

Últimamente he observado un número creciente de sitios que incluyen un botón (junto al Me Gusta de Facebook, Compartir con Twitter, …) para adjuntar la página a Evernote. Evernote es un potente conjunto de aplicaciones que te ayudan precisamente a gestionar tus ideas y tareas de una manera ágil. Puedes usarla en el ordenador, en el tablet, el móvil, donde quieras, teniendo siempre toda tu información disponible (ya sabes, aquello de la nube). Es muy conocida, así que no me enrollaré mucho sobre ella.

¿El icono de la aplicación? Un elefante (¡o elefanta!)

Evernote for iOS icon (Photo credit: Wikipedia)
Evernote for iOS icon (Photo credit: Wikipedia)

También uso ahora Evernote para tareas personales (gestiones, recados, etc). No consigo ser disciplinado (ni para anotar ni para consultar) en una agenda o un cuaderno. Y en ocasiones, sincronizo las cosas importantes, entre el cuaderno y la cuenta de Evernote. Pero, insisto, es mi caso personal.

Otra vuelta de tuerca

¿Moleskine? ¿Evernote? ¿Todo junto?

Aquí tienes otro ejemplo sobre cómo puedes asociarte con otras empresas para crear productos complementarios,o mejorar los ya existentes, de las que ambas os beneficiéis (¡y vuestros respectivos usuarios, claro!)

Pues sí, los señores de ambas compañías se han asociado, y puedes adquirir una serie de cuadernos Moleskine adaptados para poder ser escaneados con la cámara de tu dispositivo móvil, y pasarlo a tu cuenta Evernote. Si googleas un poco encontrarás información al respecto. Como hasta ahora solo funciona para iPhone y iPad, eso que me ahorro … Qué le voy a hacer, soy más de Android.

Contra el fundamentalismo

Esta semana he leído el excelente post de Scott Berkun en el que comenta un artículo del Harvard Business Review. En él la autora defiende la toma notas e intercambio de información en formato electrónico frente al papel y bolígrafo de toda la vida. De hecho, no puedo estar más de acuerdo con el título del artículo de Berkun en la que la tacha de fundamentalista.

Como Berkun, creo que lo importante no es si tomas notas con una tableta, un móvil o cualquier otro dispositivo. Lo importante es que se tomen notas, y que cada uno use el sistema con el que se sienta más cómodo. Las opciones que nos aporta la tecnología son increíbles  pero lo importante no es con qué medios hacer las cosas, sino hacerlas de manera que sean efectivas. Sí, es muy cool aparecer en una reunión con una tableta y hacer todo lo que dice la autora del artículo anterior, pero supongo que es lo que le funciona a ella.

No es fundamentalista por usar la tecnología a su servicio. Lo es por esperar que las personas que le rodean hagan las cosas exactamente como las hace ella. Y eso, simplemente, la descalifica.

Para terminar

No voy a comisión ni de Moleskine, ni de Evernote ni de Apple. No me consta ;). Son en cualquier caso productos muy buenos, y no tiene sentido retorcer esta entrada sin citar nombres.

Las agendas y cuadernos no son precisamente un invento de hoy, y hay aplicaciones para dispositivos móviles al alcance de cualquiera. Los gestores de correo electrónico también ofrecen un montón de posibilidades. Hay multitud de alternativas. Tantas como amigos despistados a los que ayudar.

11s comentarios

  1. Soy un fan, casi hooligan, de Evernote. Lo uso para todo, tanto en el ámbito profesional como personal. Me ha permitido poner orden a mis papeles. Compré un scanner que puede mandar los documentos directamente a Evernote y papel que pasa por mis manos, documento que acaba en Evernote.

    Buena idea para una entrada Ángel. Creo que es una herramienta de productividad extraordinaria.

    Juan Carlos—

  2. Hola Angel:
    Yo utilizo una agenda en papel tanto para lo personal como profesional. Y prefiero el papel, sobre el formato electrónico, porque me encanta la sensación de “tachar” lo que ya he llevado a cabo. Me da sensación de “que bien, un problema menos”.

    Pero no conocía Evernote, así que la usare, pues por ahora una dirección de internet que me llamaba la atencíon, simplemente me autoenviaba un email a mi cuenta.
    Gracias por la idea.
    Ana

  3. Hola Angel,

    Totalmente de acuerdo. Yo soy 100% fan de mi cuenta exchange. De hecho me encantaria poder mezclar Evernote con la cuenta Exchange ya que las notas del outlook o gMail (no se ni si tiene) dejan mucho q desear.

    En cuanto a la Moleskine, nunca la he probado pero no soy muy de papel. Aun que he de reconocer que empiezo a usar la libreta timidamente. Estas navidades he regalado dos Moleskines, una a mi tia y otra a mi hermano. Espero que les surta el mismo efecto que a ti.

    Gran post! Felicidades.

    Quique.

    1. Muchas gracias Quique.

      Yo lo que sí que tengo es el botón de Evernote en Outlook. Puedo mandarme a Evernote correos sobre los que tengo que tomar alguna acción.

      Normalmente todo lo que es trabajo lo gestiono con Outlook/Exchange, pero a veces vienen correos personales y, en ese caso, me los paso a Evernote como te digo.

      Como digo en mi artículo, Moleskine me está resultando tremendamente útil, por los motivos que menciono (que tienen una componente “sentimental”). Seguro que le hacen aprecio al regalo y empiezan a usarlo.

      Un abrazo,
      Ángel

  4. Buena entrada Angel, sobre un problema que tenemos todos y que casi cada uno resuelve de forma diferente.

    Ha sido una grata casualidad encontrame tu entrada justo después de haberme comprado un pack de 3 moleskine el pasado sábado, así que ahora tengo una motivación extra para utilizarlas.

    Por tu comentario de Evernote voy a probarlo a fondo a ver que tal resulta.
    Ahora mismo he empezado a utilizar Springpad para organizar todos esos enlaces que quiero almacenar para no perder, pero organizados de una forma que me permita acceder rápido. Para mis lecturas pendientes utilizo Pocket (ya lo usaba desde que se llamaba read it later) y la verdad que me va muy bien y es muy bonito (esto lo apunto porque es un motivación grande para usarlo).

    Saludos, Julián.

    1. Gracias Julián.

      Al final no creo que sea solo una cosa, sino la combinación de varias. Yo, para las lecturas pendientes, usaba ReadItLater, que también iba muy bien. Pocket es una muy buena opción (la miré en su día, pero no recuerdo por qué me decanté por la otra).

      Ahora Evernote, menos para las notas personales en las reuniones (Moleskine) e ideas para el blog (ambas cosas). Sí tomo las actas de las reuniones directamente en electrónico, porque luego es una pérdida de tiempo tener que pasarlas del papel al ordenador.

      A ver si siento cabeza 😉

      Saludos,
      Ángel

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