Una de las claves del éxito de un proyecto está en mantener una comunicación adecuada con todas las partes implicadas (aunque no necesariamente con todas al mismo tiempo): equipo de proyecto, proveedores, dirección de la organización, stakeholders, … Deberá haber canales específicos para cada uno de ellos (por ejemplo, las reuniones internas de proyecto), mientras que otros serán compartidos. Sin embargo, en todos los casos, la dificultad estriba en que dichos canales de comunicación sean:
- Eficaces: se debe asegurar que la información llega a sus destinatarios en la forma y plazos necesarios.
- Versátiles: las comunicaciones no son siempre simples comunicados, sino que pueden (¡deben!) fomentar la discusión y el intercambio de información e ideas.
- Accesibles: unas actas de reunión, un comunicado, un cambio relevante en el proyecto, … cualquier cosa que se comparta debe estar en un sitio centralizado para poder ser consultada, de manera sencilla y ágil, cuando sea necesario.
Sin embargo, la realidad es que se abusa demasiado del correo electrónico (ya dije en su día que el correo debe morir, como herramienta para la comunicación en los proyectos).
- Desgraciadamente recibimos un volumen enorme de correos electrónicos al día, por lo que las posibilidades de que un correo pase desapercibido no son pequeñas.
- Además, los hilos de discusiones que se generan no favorecen la discusión y el acuerdo (los famosos correos con asuntos estilo Re: Re: Re: Re: RV: Re: RV: RV: Esa cosa tan importante que os tenía que decir).
- Por último, a pesar de que los clientes de correo electrónico cada vez son mejores en los aspectos de búsqueda, no son accesibles más que en el propio buzón de correo de cada miembro del equipo (y eso si no los ha borrado); existen alternativas, como buzones compartidos o repositorios de correo, pero, en mi opinión, sólo resuelven parcialmente el problema.
El correo electrónico supuso una auténtica revolución en el mundo empresarial en su día. Pero las cosas cambian y hoy en día tenemos sistemas de comunicación que se adaptan mejor a las necesidades de comunicación en los proyectos: blogs, wikis, redes sociales corporativas, mensajería instantánea, … El tema da para mucho y en este artículo me centraré en los blogs (si hay interés en ello, más adelante hablaré de otros medios).
Por qué un blog para las comunicaciones de un proyecto
En castellano, un blog es un cuaderno de bitácora. Los marinos usaban cuadernos de bitácora para registrar todo lo que sucedía en un viaje: desde detalles organizativos (ej. registro de cambios de guardia) y, por supuesto, cualquier evento o incidencia que se considerase relevante. Es decir, la idea de registrar lo que sucede y conservarlo por si se pudiera necesitar, subyace a la idea de blog.
La cuestión es, por tanto, si podemos usar un blog como herramienta para mantener las comunicaciones (con determinados grupos) en un proyecto. Aquí van algunas ideas (las posibilidades son infinitas):
- Bitácora de proyecto: registro de cambios relevantes, tales como cambios de personal, nuevas asignaciones, retrasos, cambios en la línea de referencia, ampliaciones de presupuesto, etc.
- Actas internas de proyecto: es fácil recoger en entradas de blog las principales conclusiones y acuerdos alcanzados durante las reuniones internas de progreso, en forma de artículos del blog.
- Planes: como los planes de gestión de proyecto, de la configuración (repositorios de código), de calidad, …
- Directorio de proyecto: personas externas e internas involucradas, con sus detalles de contacto (email, teléfonos, fax, dirección postal, …) y su rol en el proyecto.
- Registro de riesgos: recogiendo de una manera sencilla tanto la lista como los detalles de los riesgos del proyecto.
- Bitácora de proveedores, que conviene separar de la bitácora principal para facilitar el intercambio de información sobre un proveedor en particular con el resto de la organización (rendimiento, observaciones, incidentes, lecciones aprendidas, …)
- Buzón de ideas / sugerencias, para implementar en el proyecto, tanto a nivel funcional como de procedimientos de trabajo.
- Lecciones aprendidas: de manera que quedarían fácilmente consultables por toda la organización (incluyendo, por supuesto, al equipo de proyecto) una vez terminado el proyecto.
Como decía más arriba, las posibilidades son infinitas. Se podría usar incluso para tener la especificación (requisitos, diseño, interfaces, …) en el propio blog, aunque depende mucho de la naturaleza del mismo. Por ejemplo, en proyectos de desarrollo software complejos no sería muy aconsejable, aunque sí puede ser válido para proyectos sencillos y con un carácter no demasiado tecnológico.
WordPress
WordPress es sin duda la plataforma de blogging más popular del mundo (este mismo blog está hecho en WordPress). Aunque casi todo lo que se ha contado aquí es válido con otras plataformas de blogs, WordPress ofrece unas características que lo hacen único para el fin que perseguimos.
Al margen de las ya sabidas (ej. edición sencilla y visual de los artículos, organización mediante categorías y etiquetas, …) y que tienen prácticamente todas las plataformas de blogging, quiero destacar WordPress por varios motivos fundamentales:
Amplia disponibilidad de plugins
Existe una enorme variedad de plugins (extensiones, si se quiere) en WordPress, muchas más que en cualquier otra plataforma de blogging. Una simple búsqueda en WordPress.org de plugins con las palabras project management arroja más de 380 resultados: desde plugins para el control del estado, hasta herramientas de tickets .
¿Quiere esto decir que aconsejo usar WordPress para todas estas cosas? Ni mucho menos. Para aquellos procesos que sean clave en el negocio, aconsejo usar herramientas dedicadas. Pero, cuando menos, la extensibilidad de WordPress nos permite incluso desarrollar interfaces con dichas herramientas y facilitar la documentación.
Como ejemplo, podemos tener el código fuente del software de un proyecto en SVN y, al mismo tiempo, visualizar el código en nuestro blog vía el plugin adecuado. Por supuesto que existen otras muchas herramientas para esto fuera de WordPress, pero podemos tener todo centralizado en un único sitio, si así lo deseamos.
Otro ejemplo: para proyectos sencillos, podemos gestionar las tareas mediante una herramienta de tickets (hay plugins para ello). Nuevamente un proyecto de cierta envergadura jamás deberá utilizar esto. Pero tampoco conviene bajar a comprar a la esquina el pan montados en un Fórmula 1.
Y si no tenemos el plugin que nos falta, siempre podemos desarrollarlo (con los conocimientos técnicos suficientes, por supuesto).
Capacidad multisite
Si tenemos muchos proyectos, administrar cada blog por separado puede ser tremendamente ineficiente (plugins, temas, usuarios, …). WordPress permite tener una red de blogs, con tantos como se quiera, administrados desde un sitio único, lo que le confiere una enorme capacidad para situaciones como la que nos ocupa.
Seguridad de la información
Aunque se puede empezar con un blog en WordPress.com (que, básicamente, nos da el hospedaje y mantenimiento), para proyectos empresariales recomendaría enormemente tener dichos blogs en servidores propios por cuestiones de seguridad de la información. Además, en plataformas como WordPress.com, las capacidades de configuración y ampliación están bastante limitadas.
Conclusiones
Soy de la opinión de que no existe una única herramienta para gestionar un proyecto. No existe tal cosa como el Santo Grial de las herramientas de gestión, el anillo que las una a todas, digan lo que digan los vendedores de las mismas. Sí es importante que, aún utilizando varias herramientas, sea posible intercambiar fácilmente información entre ellas de manera automática.
Para la parte de gestión de las comunicaciones, el uso de blogs ofrece unas posibilidades enormemente productivas, y alcance de todos los presupuestos. Si el blog está sobre la plataforma WordPress, éste se beneficiará de las extensibilidad (y, por tanto, intercambio de información con terceros), la administración centralizada y la posibilidad de hospedaje en servidores corporativos para garantizar la seguridad de la información. Entre otras muchas.
¿Alguna experiencia con el uso de blogs como herramienta de gestión en proyectos?
¡Gracias por comentar!
¿Te puedes creer que hace un par de semanas propuse a mis compañeros de trabajo instalar en nuestro servidor un WordPress para tener toda la información al alcance de todos los implicados en cada uno de los proyectos?
Pues ya sabes …
Teniendo toda una experta sería un desperdicio que no aprovecharan tu experiencia 🙂
Es un magnífico almacen de información, como ya sabes. Desde resumir visitas comerciales, reuniones, … Si alguien quiere echar un vistazo al pasado (cómo se hizo algo, qué problemas hubo, …) es una forma sencilla de recopilar lecciones aprendidas. En el fondo, muchos de mis posts son eso. Cosas que he ido aprendiendo. Pero en el ámbito de una empresa particular, todavía tiene más valor.
Y a futuro también, por supuesto 🙂
Hablamos
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Ángel, hay un matiz que no sé si se te ha pasado o esperabas mi comentario: El proyecto tiene que ser abierto.
Sobre qué es un ‘proyecto abierto’, ya lo debatiremos en Zaragoza la próxima semana.
Un blog permite una gran interacción; pero solo si todos los interesados tienen acceso a expresar su opinión a través de los comentarios y hay un cierto grado de afinidad o confianza.
Eso no significa que no haya moderación de comentarios, pero tendría un sentido distinto.
Como es un tema que me apasiona, ya lo vamos viendo por los canales que tú estimes oportunos.
Gracias #Jerby!
Hay que distinguir, como muy bien sabes, entre la herramienta y el procedimiento. WordPress, como herramienta de comunicación, es brutal. Las restricciones que debas poner, vendrán por las necesidades del proyecto.
Por ejemplo, en un proyecto social, colaborativo, efectivamente deberá estar abierto y poco (o muy débilmente) moderado. Un proyecto de defensa que maneje información sensible y/o clasificada, deberá tener otras reglas del juego por al confidencialidad de la información (quién y cómo puede acceder a qué).
Lo vamos hablando 😉
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El uso de blogs es una gran herramienta para gestionar proyectos y seguimiento en las oorganizaciones, logrando foco e integridad del equipo de trabajo, sin perder de vista la importancia del contacto face to face y el contacto telefónico permanente.
Un punto muy interesante, David. La comunicación no puede restringirse a una herramienta, a pensar que poniendo un WordPress (o lo que sea) ya hemos cumplido. La interacción personal es fundamental.
Te pondré como ejemplo el caso que leí de una empresa que los viernes prohibieron los correos electrónicos internos. Si quería decirle algo a alguien, al despacho correspondiente (o teléfono, si había imposibilidad para ello). Resultados espectaculares.
¡Gracias por comentar!
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Yo lo que conocí fue el correo electrónico, y si el hilo de la conversación era muy largo, pues pasaba lo que comentas, que al final se pierde uno un poco. Estoy de acuerdo, pienso que con el blog igual eso no pasaría tanto 🙂
Efectivamente Ángel, como todo en esta vida, el número de herramientas disponibles para gestionar proyectos, es inmenso. Ninguna es mejor o peor que otra. Yo siempre digo, «deja un taladro en mis manos y obtendrás un queso gruyere nada comestible» ;-(
Totalmente de acuerdo que si has trabajado con WordPress, esta puede ser una magnifica herramienta.
Con el fin no de liarla más, o tal vez si amigo Jerby, yo soy muy forofa de los wikispaces. En este caso, herramienta más utilizados cuando hay una comunidad activa y dispuesta a alimentarlos.
Ana, muchos blogs son unas wikis mal hechas. Este ratón tiene también una wiki que queda a tu disposición, aunque reconozco que no la uso mucho.
https://n-1.cc/dokuwiki/1800463/
Esa es una de las claves, tanto para blogs compartidos como wikis. Si no hay una «masa» suficiente de gente que contribuya se convierten en heroicidades de la persona de turno. Para proyectos personales es lo normal, pero en proyectos grandes …
¡Gracias Ana!
¡100% de acuerdo! No pretendo evangelizar sobre el uso de WordPress, sino suscitar la reflexión sobre esta plataforma como herramienta (y por los comentarios tanto aquí como en las RRSS lo estoy consiguiendo!)
A las wikis le dedicaré otra entrada, como comento en este mismo artículo. Muy resumidamente,las wikis me perecen infinitamente mejores que los blogs para cosas como documentar procedimientos (de trabajo, o específicos de un sistema, como la guía de intsalación y administración).
Los blogs le dan una componente más personal, son más expandibles (vía plugin) y más «sexys» de mantener (ej. editor de artículos menos feote que el de WikiMedia).
Seguimos hablando, porque valoro muchísimo tus opiniones y me servirán para enriquecer el post futuro.
¡Nos vemos!
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