Qué nos enseña la oveja Shaun sobre el uso de herramientas software en la empresa

Hace poco un compañero me decía que se había comprado una flamante televisión de 60» nuevo modelo pero … que está vampirizada por su hijo de un año. Semejante pedazo de televisión para estar viendo todo el día a la oveja Shaun.

Da que pensar, ¿verdad? Mucho jiji y jajá, pero el efecto Oveja Shaun (lo llamaré así tras los éxitos de la Estrategia Pokemon y el Efecto Gin-tonic 🙂 ) es más común de lo que parece. Y no solo con padres y televisiones.

Párate a pensarlo un momento. ¿Usas hojas de cálculo, tales como Microsoft Excel? ¿Qué porcentaje de las funcionalidades que ofrece Excel crees que usas? Lo normal es que sea muy muy bajo. Excel (y las hojas de cálculo en general) son entornos enormemente potentes, desde un punto de vista de cálculo. La estás infrautilizando, aunque no lo sepas.

Lo mismo se puede decir de otras herramientas, como Microsoft Project, también enormemente potente y versátil (sobre todo en la versión Server). Y MSProject es un buen ejemplo porque, cuando se decide que no basta para una empresa, entonces se da el salto a una herramienta de presupuesto muy elevado, que el comercial de turno ha sabido vendernos. Y entonces llega ese maravilloso momento en el que la oveja Shaun nos mira sonriente desde la pantalla de 60 pulgadas y se burla de nosotros. Que entonce pareces de 600» 🙁

¿Qué hacer en estos casos? ¿Dejarías de comprarte la televisión de 60», queriendo y pudiendo tener una? ¿No usarías Excel, ni MSProject?

La respuesta es muchas veces obvia, pero se nos olvida llevarla al mundo de las herramientas software que adquirimos para nuestro trabajo diario.

Por mucha oveja Shaun que se vea, los niños no están todo el día despiertos. Y aún cuando así lo es (¡o lo parezca!), conviene establecer normas y prioridades  para que todo el mundo pueda disfrutar del aparato. En el caso de las herramientas, puede que para algunos usarlas sea matar conejos a cañonazos, pero habrá quien sepa sacarlas provecho. Y si hay conflicto de uso, habrá que adquirir entornos adicionales (¡o sea, otra televisión!) más baratas para que nadie bloquee a nadie.

En otras ocasiones, se puede simplemente optar por una solución más simple y económica. Si nos limitamos a usar Excel para unos cuántos cálculos con listas y vectores sencillos, usar herramientas ofimáticas gratuitas puede ser la mejor solución. Salvo que estemos convencidos que en el medio/largo plazo las necesitaremos (o venga impuesto por el cliente). De la misma forma, existen soluciones basadas en software libre que te pueden ahorrar  muchos quebraderos de cabeza. Contacta con un integrador de sistemas, si no tienes a nadie con experiencia en este campo.

Dedica tiempo y esfuerzos para investigar qué posibilidades te ofrecen las herramientas que ya estás usando. En muchos casos te sorprenderá las mejoras en eficiencia que puedes conseguir.

Simples recetas para adaptar nuestros presupuestos y necesidades a las herramientas que hay en el mercado. Y recordemos que lo primero son los procedimientos, y que las herramientas deben adaptarse a ellos. Salvo en aquellos aspectos no estratégicos (que no representen una ventaja competitiva), que nos permitan abrazar las buenas prácticas del sector ya implementadas en las herramientas. En esos casos sí conviene cuando menos considerar si no debemos hacer las cosas de otra manera.

¿Y tú?, con las herramientas con las que trabajas ¿tienes la sensación de estar viendo a la oveja Shaun en una pantalla de 60»?