Mi día a día como Project Manager

Para explicar determinadas cosas  no queda más remedio que recurrir a metáforas, fábulas o cuentos. O películas. Si ya dije en una ocasión que la dirección de proyectos es como el juego de ¡Dale al topo!, mi día a día como responsable de proyectos se parece, en cierta medida, al capitán John Anderton (intepretado por Tom Cruise) de Minority Report frente a su famosa pantalla gestual. Solo que no tengo precognitivos, claro (¡ya me gustaría!) ¿O quizá sí?

 

Cuando llego a mi puesto de trabajo debo ordenar, al menos mentalmente, toda la información asociada al proyecto. Como Anderton, en base a la información (las imágenes) que ante mí se presentan, debo tratar de agruparlas y darles un sentido. Y debo también prever qué cosas pueden suceder que afecten a los objetivos de mi proyecto, se decir, gestionar riesgos, antes de que se cometa el asesinato (¡figuradamente hablando, claro!) Y sí tengo precognitivos: el sistema de gestión me proporciona un montón de indicadores (KPIs) que son, de alguna manera, como las imágenes que visualiza Anderton y que le previenen del posible futuro (solo que, en mi caso, para lo bueno y para lo malo).

Cuando me siento en mi silla frente al ordenador, se muestran de salida ante mí 9 ventanas, cajitas, widgets figurados, en la pantalla. Una ventana por cada una de las nueve áreas de conocimiento que se definen en la gestión de proyectos.

  1. Integración: debo tratar de dar sentido a toda la gestión, definiendo planes e integrando toda la información proveniente del resto de las áreas para que todo funciones como un mecanismo perfectamente engrasado.
  2. Alcance: debo definir, mantener y gestionar perfectamente el alcance del proyecto, plasmado en el Project Chart: qué objetivos se persiguen y cómo se van a implementar, en términos de una línea de referencia (conjunto de requisitos, normas, acuerdos, …) y un desglose del trabajo (Work Breakdown Structure), entre otras muchas cosas.
  3. Calendario: conseguir que todas las tareas se cumplan en los plazos determinados, vigilando los acuerdos con el cliente, analizando los riesgos correspondientes y poniendo en marcha las medidas pertinentes.
  4. Costes: mantener los costes en los que se está incurriendo según lo planificado, analizando cómo impacta cualquier cambio en el resto de las áreas (por ejemplo, retrasos en el calendario o cambios de alcance) en los mismos.
  5. Calidad: vigilando que se cumplen los procedimientos de trabajo, codo a codo con el departamento de calidad, tratando de mejorar los mismos y sacando lecciones aprendidas.
  6. Recursos humanos: atendiendo a las necesidades de medios humanos en el proyecto, y a las propias necesidades que dichos miembros tienen en el plano profesional (¡e incluso, en ocasiones, personal!) Contribuyendo, desde mi puesto, al desarrollo de una carrera profesional de los mismos.
  7. Comunicación: a todas las partes implicadas (clientes, gestores, dirección, equipo, proveedores, …) de la información que les es relevante, usando para ellos las formas (medios) y fondos adecuados.
  8. Riesgos: anticiparme a situaciones que pueden poner en riesgo los objetivos del proyecto, identificando y analizando riesgos, definiendo e implementando medidas mitigadoras.
  9. Adquisiciones: supervisando plazos y tareas de los proveedores, negociando discrepancias y atendiendo a sus necesidades.

And the winner is …

Y de todas esas cajitas, de esas áreas de conocimiento, a la que más tiempo le dedico normalmente es a … ¡la comunicación!

Corte de presupuesto en las telecomunicaciones Imperiales. Foto por Stéfan en Flickr
Corte de presupuesto en las telecomunicaciones Imperiales.
Foto por Stéfan en Flickr

Sin comunicación constante y fluida, diaria, entre todos los miembros del equipo, sin comunicación en general a todas las partes interesadas, el proyecto no se sostiene. No todos los días toca revisar indicadores, calendario ni costes. Ni revisar el estado de los riesgos. Pero comunicar, siempre.

Corrigendum

Me dice Fidel en los comentarios , con toda la razón del mundo, que no son 9, que son 10 las áreas de conocimiento del PMBOK. Me estoy dejando la gestión de las partes interesadas (stakeholders). Voy a tener que dejar de confiar en mi memoria, o repasarme el PMBOK, ¡o aprender a contar! Las cosas de escribir a deshoras 🙁

Los stakeholders o (o partes interesadas) son todas aquellas personas que tienen algún interés o están involucradas de alguna manera en la marcha y objetivos de proyecto: esto incluye a los clientes o patrocinadores del proyecto, usuarios (si no coincide con los anteriores), gestión (si se considera relevante), … Y, por supuesto, a todos hay que mantenerlos informados (¡comunicación!) pero la gestión va un paso más allá: es involucrarlos de manera que contribuyan de la manera más eficiente al éxito del proyecto.

De paso, os dejo la presentación visual del post en SlideShare. ¡Espero que os guste!

 

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14s comentarios

  1. Si haces todo eso todos los días, entonces, una quedada bloguera de vez en cuando tiene que ser pan comido para ti.

    Bromas aparte, sí cuentas con un ‘precognitivo’ que es tu propio inconsciente. Antes de que toques cualquier tecla, hay una zona de tu cerebro que ya la ha tocado antes.

    1. ¡Todo tiene su dificultad! Pero me lo tomaré con la mayor profesionalidad posible 🙂

      De acuerdo con lo del precognitivo. De hecho son tres (cabeza, corazón e instinto) pero a veces entran en conflicto (minority report!!!) y entonces …

      ¡Gracias por comentar!

  2. Buena explicación.
    Los de arriba saben lo que hacemos nosotros, pero al revés generalmente no.
    Aunque lo de la comunicación es lo que mejor intuimos al ver que están de reuniones mucho tiempo :), pero está claro, es lo fundamental.
    Un abrazo 🙂

    1. Muchas gracias, por partida doble. Por aplaudir la idea, y por guardar alguno de los artículos de El Miracielos.

      Descubrí el servicio hace unas semanas, y me parece que funciona muy bien y es una gran idea.

      ¡Gracias de nuevo!
      Ángel

¡GRACIAS POR COMENTAR!