DEFCON 1: Cómo sobrevivir a situaciones críticas en un proyecto

¿Sabes lo que es DEFCON? Según Wikipedia, DEFCON (DEFense CONdition), estado de defensa, se utiliza para medir el nivel de disponibilidad y defensa de las Fuerzas Armadas de EE. UU. En tiempos de paz se activa el DEFCON 5, que va descendiendo a medida que la situación se vuelve más crítica. Para que te hagas una idea:

  • DEFCON 4 se mantuvo en muchos momentos de la Guerra Fría
  • DEFCON 3 se alcanzó, por ejemplo, durante los Atentados del 11 de Septiembre de 2001 en EE.UU.
  • DEFCON 2 sólo se alcanzó durante la Crisis de los misiles de Cuba.

DEFCON 1 representa la previsión de un ataque inminente y jamás se ha alcanzado. Salvo en la gestión de proyectos 😉.

DEFCON 1: Nuclear Explosion
Fuente: Flickr por Gerald Simmons

DEFCON y los proyectos

Me gusta pensar, en cada momento, en el nivel DEFCON de los proyectos en los que trabajo. Tomando el símil del mundo de la defensa, creo que es bastante ilustrativo. Además le quita algo de hierro (y añade humor) a los momentos más complicados, cuando todo se tuerce: sistema que no pasa las pruebas, retrasos en el calendario, cliente insatisfecho. Etc etc etc.

Hace ya bastante tiempo, desde el portal de Microsiervos  propusieron un recortable para el nivel DEFCON en un proyecto. Ya antes un compañero mío, jefe de proyecto, ponía el nivel DEFCON en una pizarra, en momentos chungos del desarrollo.

No quieras salir en la foto

El otro día tuve un DEFCON 1 en toda regla. En plena crisis, me vi en el despacho de un compañero, con dos expertos en el tema, dos subjefes de proyecto, y en llamada telefónica con otros dos expertos en las oficinas del cliente. Y el cliente, claro.

Y, en un momento dado, vinieron a mi mente todas esas películas que te ponen en los cursos de negociación, estrategia y de gestión de crisis y equipos. Trece días, sobre la citada Crisis de los misiles de cuba. O el Apolo 13, ejemplo de gestión de crisis donde los haya.

DEFCON 1: Comité de crisis
Foto de frisard enFlickr. Algunos derechos reservados

No mientas. Seguro que alguna vez has pensado aquello de “si yo estuviera allí”. Por mucha vidilla que dé la responsabilidad en el trabajo, la capacidad de decidir, de gestionar equipos, de llegar a acuerdos entre ellos. Sí. Mucha broma con el DEFCON. Ji ji ji. Ja ja ja. Pero, como Jefe de Proyecto, prefiero sin duda DEFCON 5.

Algunos consejos para DEFCON 1

Mal que me pese, he pasado por todas las escalas de DEFCON, del 5 al 1. Y algunas cosas he aprendido del maldito DEFCON 1. Vamos allá:

  1. Mantén la calma. Si das la sensación de que todo está descontrolado, peor aún se pondrán las cosas. 
  2. No adoptes medidas desesperadas. Lanzar un ataque nuclear o invadir la Unión Soviética no hubiera sido nunca la solución a la crisis de los misiles.
  3. Escucha a todos y déjate asesorar. Luego juzga por ti mismo. En situaciones complejas es difícil que controles todas las variables. Escucha al que sabe. No solo te permitirá tomar decisiones fundamentadas, sino que elevarás la moral y la motivación de la tropa al sentirse partícipe del problema.
  4. Busca apoyos. Puede que te encuentres con puntos de vista dispares, y que tengas que convencer a los demás de que la solución que se propone es la correcta. Con todo el equipo en contra es difícil que algo salga adelante, no digamos si implica esfuerzos personales como sobreesfuerzos en un momento dado.
  5. Gestiona a quien tengas que gestionar. En momentos de pánico, a uno le invaden las ganas de estar en todos los sitios. Error. Deja a cada uno hacer su trabajo. Estarás de acuerdo conmigo en que Kennedy no se dedicó a instruir a las tropas en plena crisis de los misiles. En mi experiencia, no dejes de gestionar al cliente. De hecho, en ocasiones, eso será todo lo que tendrás que hacer. Deja a los expertos que resuelvan el problema técnico, si lo hubiera.
  6. Busca refuerzos cuando sea necesario. Si nadie tiene una respuesta, busca a quien la pueda tener. Recuerda aquello de Les Luthierslo importante no es saber; lo importante es tener el teléfono del que sabe.
  7. Maneja un plan B, por lo que pueda pasar. En situaciones complicadas la ley de causa/efecto no siempre funciona como queremos. Esto es una partida de ajedrez en la que hay que pensar rápido, pero sin descuidar qué movimientos haremos después.

Be water, my friend

Y faltaría añadir aquello del Be water, my friend. Debes saber cuándo debes actuar, y cuándo no. En cada momento, la reacción justa. En DEFCON 1 no hay reglas mágicas, no hay trucos. Si todo lo anterior no se sostiene, haz caso a tu intuición.

¿Y tú? ¿Has tenido momentos DEFCON 1? ¿Qué cosas has aprendido de ello?

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12s comentarios

  1. En mi opinion por situaciones vividas de Defcon1 como Director de Sistema en una empresa de informatica creo que lo mas importante de todo es tener informado al cliente en todo momento. Aunque sean conceptos tecnicos que el cliente no entiende. Lo peor es la sensacion de desinformacion y de que nadie sabe lo que pasa.

    1. Gracias Ricardo.

      Totalmente de acuerdo, pero eso también es un arte. La información que tienes que transmitir es la necesaria (por ejemplo, no es el momento de excusas ni culpables) y al nivel que la pueda entender para adoptar las medidas necesarias a su nivel.

      Saludos,
      Ángel

      1. Correcto Angel,

        Cuando surge un problema no es momento de buscar culpables, sino de buscar soluciones. Si hay que buscar culpables o explicaciones de porque ha pasado algo ya se hará cuando el problema este resuelto. De otra forma se demora la resolución del problema y el ambiente de trabajo puede no ser lo suficientemente bueno como para que la propia presión por solucionar el problema no te permita pensar con claridad y encontrar una solución valida.

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